Perchè una lettera o una diffida?

La scrittura di una lettera ad un soggetto privato o pubblico (ad es. una pubblica amministrazione) in molti casi rappresenta una prima forma di tutela dei propri diritti. Con una lettera è possibile avanzare una richiesta di risarcimento dei danni, una domanda di rimborso, oppure si può chiedere all’amministrazione di rivedere un proprio provvedimento amministrativo al fine di annullarlo o di modificarlo, e molto altro ancora. Alla lettera, in caso di esito negativo, può far seguito l’instaurazione di una vera e propria causa dinanzi al giudice ordinario o amministrativo.

La lettera può essere firmata ed inviata dalla parte personalmente, sebbene in molti casi, anche solo per disporre di un mezzo più autorevole per far valere le proprie ragioni, è preferibile che sia l’Avvocato a redigerla e sottoscriverla con la propria firma, ovviamente nell’interesse della parte.

Perchè un’istanza di accesso agli atti amministrativi?

L’istanza di accesso agli atti e documenti amministrativi rappresenta il modo previsto dalla legge n. 241 del 1990 per visionare ed ottenere una copia dei documenti amministrativi detenuti da una pubblica amministrazione. L’accesso rappresenta un «principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurarne l’imparzialità e la trasparenza» (art. 22, c. 2, l. n. 241/1990).

Alla richiesta di accesso l’amministrazione è obbligata a rispondere entro il termine massimo di trenta giorni dalla presentazione dell’istanza.

L’istanza può essere presentata dalla parte personalmente, anche senza l’assistenza di un legale. Tuttavia, è preferibile che sia l’Avvocato a redigere tale domanda poiché occorre prestare molta attenzione ad indicare esattamente gli atti di cui si chiede l’accesso.
Inoltre l’istanza deve esporre in dettaglio tutte le ragioni giuridiche e fattuali che giustificano la richiesta (cd. motivazione).

Come può comportarsi l’amministrazione a fronte dell’istanza? Normalmente l’amministrazione indica una data al privato per ritirare le copie degli atti e dei documenti amministrativi, previo pagamento di un bollo commisurato al numero di pagine in copia. In altri casi l’amministrazione può decidere di autorizzare una copia soltanto parziale degli atti, qualora ad esempio ricorrano esigenza di segretezza o di tutela del know-how industriale, oppure può decidere di differire l’accesso in un altro momento del procedimento (ad esempio, come si verifica di frequente, all’esito dell’aggiudicazione definitiva di una gara pubblica).
In altri casi ancora, che rappresentano la “patologia” del sistema, il privato può vedersi negato il diritto all’accesso per motivi che possono variare molto da caso a caso, e che possono anche eventualmente coincidere con la mancata risposta dell’amministrazione nel termine legale di trenta giorni. In questi casi, con l’assistenza di un legale, sarà possibile impugnare il provvedimento negativo dinanzi al Giudice amministrativo o alla Commissione per l’accesso, presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri (limitamente, in questo ultimo caso, agli atti delle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato).

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(*In conformità a quanto previsto dal D.M. n. 55 del 2014, dalla legge professionale 31 dicembre 2012, n. 247 e dal Codice Deontologico Forense approvato dal Cons. Nazionale Forense nella seduta del 30.01.2014, l’Avvocato non può rendere prestazioni professionali gratuite)